文秘基础知识培训课件

　　文秘基础知识培训课件一：文秘必须知道的公文格式

　　一、国际标准与实际标准的差别：

　　1、国家标准——《国家行政机关公文处理办法》

　　特点：详细、正规，适用性不强。（专业性太强）

　　2、学校标准——《山西师范大学现代文理学院学生会文件格式统一办法》

　　特点：贴近学生生活，适用性较强。（专业性适度）

　　3、《山西师范大学现代文理学院学生会文件格式统一办法》不是凭空产生的，而是在国家机关的要求上，结合实际情况形成的。

　　二、学生会文件的范围：

　　计划、总结、策划、通知、请示、章程、制度、规定、通讯等，及其他随机性文件。

　　三、学生会文件的基本格式要求：

　　1、纸张要求：采用国际标准的A4型纸，幅面尺寸为210mm×277mm；

　　2、制版要求：版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm，页边距设置为上下25.4mm左右31.7mm；

　　3、印刷要求：未作特殊要求的公文中图文均为黑白印刷，一般使用单面印刷，必要情况可以使用双面印刷，版心误差不得超过5mm；

　　4、装订要求：文件统一采用平订法，左侧装订，不漏页，不错页。平钉两钉钉距外钉眼位于纸张上下各1/4处，允许误差不超过10mm钉距与左侧边缘间距不得小于10mm。无坏钉，漏钉，重钉，钉脚平稳牢固。

　　四、学生会文件的细致要求：

　　（一）封皮：

　　1、计划、总结、策划必须添加封皮，其他文件超过5页（含5页）必须添加封皮；

　　2、封皮字体标题为黑体，字号视具体情况而定；

　　3、封皮横排标题不得低于页面整体的上1/4。

　　4、封皮竖排标题应居中放置，字与字之间设置空行，要求基本位于页面纵面中心

　　5、落款为宋体、四号、加粗，1.5倍行距，双行式落款；

　　6、统一上交同主题内容，同文件性质的文件，封皮必须统一制作，确保格式一致。

　　（二）目录：

　　1、文件超过5页（含5页）必须添加目录页；

　　2、目录内容包括正文中所有的第一、第二级标题，其余标题不予显示；

　　3、第一级标题后加重复引号注明所在页码，第二级标题以后不注明页码；

　　4、“目录”两字格式为黑体一号、加粗、居中，两字间输入四个空格；

　　5、目录中第一级标题使用宋体、四号、加粗、1.5倍行距；

　　6、目录中第二级标题使用楷体、五号、不加粗、1.5倍行距

　　7、目录整体须处于页面的纵向的居中位置。

　　（三）标题：

　　1、文件标题使用正标题、副标题、等级标题；

　　2、正标题格式设置为黑体、三号、加粗、居中；

　　3、如果文件必须添加副标题，则使用楷体、四号、加粗，破折号前端不能超过页面纵向中心线；

　　4、等级标题设置五个等级，即以及标题——五级标题，不能使用英文字母作为标题序号；

　　一级标题：一、

　　二级标题：（一）

　　三级标题：1、

　　四级标题：（1）

　　五级标题： ①

　　（注：需要时可使用六级标题：A、 ；七级标题：a、 ；标题有括号时不加顿号）

　　5、文件中第一级标题格式与正文相同，但加粗显示；

　　6、文件中的第二级标题下若有解释说明性的内容，则加粗显示；

　　7、注意标题的定义，如果标题直接是解释说明性的文字，则当作标题进行加粗处理；

　　8、章程中各章节标题各空一行且标题加粗居中显示。

　　（四）正文：

　　1、字体为宋体四号

　　2、段落左缩进两个字符

　　3、行距一般为1.5倍行距

　　（五）落款：

　　1、正文：采用双行式，靠右。

　　2、汉字“〇”不能用数字“0”和英文字母“O”代替。

　　3、字体为宋体四号，加粗，一般为1.5倍行距。

　　（六）附录：

　　1、如果文章有必要在文章后添加附录，则附于正文之后，另起一页开始；

　　2、附录格式为“附录x”（x为一、二、三、四、五）

　　3、“附录x”使用楷体GB2312、五号、不加粗、顶格；

　　4、附录为正规文件的情况下保留原有格式。

　　（七）页码：

　　1、文件超过两页（含两页）必须添加页码；

　　2、页码格式统一为“—1—”形式；

　　3、页码位置统一为页面下方居中显示；

　　4、页码自正文第一页开始计算，封皮、目录不属于页码计数范围。

　　文秘基础知识培训课件二：办公室“文秘培训”应用文体写作

　　一、教学目的:

　　1、引导学生理解应用文体的概念;

　　2、明晰应用文体的特点及语言特色;

　　3、基本能够以应用文体的要求创作简单应用文体;

　　二、应用文体的基本概念与一般文学作品有何不同:

　　应用文体是普遍存在与工作学习生活方面中，直接为现实生活服务，有实用价值，惯用格式的一类文章的总称。是人们交流思想和经验，传递信息，沟通公共关系，处理具体事务的一种工具。

　　三、应用文体的特点应用问题最显著的特点：

　　1、实用性

　　2、规范性

　　3、真实性（或客观性）

　　四、应用文体的语言特色：

　　1、直接

　　2、概括

　　3、简明

　　4、正规

　　五、应用文体写作的基本准备:

　　1、素材的积累：

　　（1）留心观察生活

　　（2）阅读正式公文

　　（3）背诵常见语句

　　（4）借鉴文体长处

　　2、能力的培养：

　　（1）建立框架的能力：拿到一篇应用文写作的要求以后，如何布局，该写那些

　　方面，每个方面应该分为几点；

　　（2）提取精华的能力：有若干份资料，其中有精彩的部分也有不足的地方，如

　　何找到精华的语句段落把它们提取出来。

　　（3）整合选段的能力：选择出优秀的点和精华的段落如何把其整理出来，整合

　　成我们所需要的段落。

　　（4）整体修改的能力：

　　①调整结构：调整已写好的顺序，使之结构严谨合理；

　　②增删内容：根据实际情况删除多余的，补充不足的部分；

　　③推敲语句：整体阅读，发现不合标准的细节，最终完稿。

　　3、格式的明确：

　　必须明确的一些应用文体的格式：工作计划、工作总结、活动总结、活动策划、会议记录、通知、请示、章程、制度和规定、通讯等。

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